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    我区数字档案馆建设应注意的几个问题——2016年全区档案学术研讨会优秀论文选登

    发布时间: 2016.10.28 来源:宁夏档案学会 作者:李涛

     

    获2016年全区档案学术研讨会优秀论文二等奖
     
     
    我区数字档案馆建设应注意的几个问题
     
    李涛
     
    《宁夏档案事业“十三五”规划纲要》提出加快数字档案馆建设,确定了“到2018年建成自治区数字档案馆,银川市等五市要在2020年前建成数字档案馆”的工作目标。数字档案馆建设是一项技术环节复杂的系统工程,涉及的工作面较多,由于在基础设施建设方面容易出现薄弱环节,会造成许多设计上的“先天不足”,为避免二次改造、重复建设等问题的发生,确保 “十三五”期间宁夏数字档案馆建设目标任务的完成,对照《数字档案馆建设指南》,笔者认为数字档案馆建设应注意做好中心机房、网络建设、软硬件设备采购和建设步骤等方面的工作。
    一、数字档案馆中心机房的建设要求
    中心机房是数字档案馆系统管理和长期保存数字档案资源必要的基础设施。
        1、机房位置的选择
    中心机房应选择在建筑整体靠近中心位置为宜,应避开存放腐蚀、易燃、易爆物品的地方,避开潮湿、强振动源、强噪音源、强电磁场等危害区域,同时,中心机房应尽量避免设置在建筑物的高层或地下室,尤其不能设置在用水设备的下层或隔壁位置。中心机房内通道的宽度及门的尺寸应满足设备和材料的运输要求,建筑入口至主机房的通道净宽应不小于1.5m。铺设防静电活动地板时,地板下的空间应不小于250mm。C类机房设有外窗时,应采用双层固定窗,不间断电源系统的电池室设有外窗时,应避免阳光直射。
    2、机房楼板的荷重
    中心机房可根据实际需要划分中心机房功能区间,但蓄电池摆放区间的楼板荷重不应少于10KN/
    3、机房温湿度要求
    开机时要求温度为15—30,相对湿度为30%—80%,关机时要求温度小于35,相对湿度为20%—80%。中心机房与其他功能用户共建于同一建筑内时,要符合《采暖通风与空气设计规范(GB50019)》的规定。机房空调系统无备份设备时,单台空调制冷设备的制冷能力应留有15%20%的余量,选用机房专用空调时,空调机应带有通信接口,通信协议应满足机房监控系统的要求。
    4、机房的供配电要求
    机房用电应符合《供配电系统设计规范(GB50052)》的要求,配置专用配电变压器或专用回路供电,电压为380V的专线电源,配电系统应采用TN-S接地方式。
    5、机房的综合布线要求
    综合布线主配线架距配电柜、不间断电源、空调机组应不小于2M;线缆所穿金属管或金属线槽以及信息插座的底座不得影响空调机的送风;承担信息传输介质应采用光缆或六类及以上等级的对绞电缆,传输介质各组成部分的等级应保持一致。
    6、机房的防水要求
    中心机房一般不宜采用暖气取暖,暖气空调不得漏水;与机房无关的水管不宜从机房内穿过,条件允许的情况下应设置漏水报警系统。
    7、机房的消防要求
    中心机房应采用管网式洁净气体灭火系统或高压细水雾灭火系统并单独配置灭火器,火灾报警系统应与灭火系统联动,凡设置洁净气体灭火系统的计算机机房,应配置专用空气呼吸器或氧气呼吸器。
    8、机房的安全监控要求
    按照国家有关标准,县级以上档案馆为单体建筑并独自使用的,机房定为C级。中心机房安全监控装置要达到计算机机房安全防护级别的要求,应符合《安全防范工程技术规范(GB50348)》和《智能建筑设计标准(GB/T50314)》的要求,所采用的安防设备应符合《主动红外入侵探测器(GB10408)》《民用闭路监视电视系统工程技术规范(GB 50198)》和《出入口控制系统工程设计规范(GB 50396)》的技术规范要求。
    9、机房的电磁屏蔽要求
    涉及国家秘密的中心机房,应设置电磁屏蔽室或采取电磁泄漏防护措施,所有进入电磁屏蔽室的电源线缆和信号电缆应通过电源滤波器和信号滤波器的处理,进出电磁屏蔽室网络线应采用光缆或屏蔽线缆,光缆不应带有金属加强芯。中心机房内所有设备的金属外壳、各类金属管道、金属线槽、建筑物金属结构等必须进行等电位联结并接地。
    二、数字档案馆网络平台的建设
    根据综合档案馆服务对象和应用范围的不同,数字档案馆网络平台应分为馆内局域网、电子政务外网和互联网三种,三个网络间相互独立并且完全物理隔离。
    1、馆内局域网
    馆内局域网覆盖库区、中心机房和查档接待室等重点区域,可暂不定性为涉及国家秘密的计算机网络,但信号线缆应采用六类屏蔽对绞线或光缆,网络连接设备需按涉密网络要求建设实施,为以后网络安全保密定级提供基础条件。
    馆内局域网主要用于以下工作:
      (1)对采集的馆藏档案信息和预处理系统产生的数据进行加工组织和传输。
      (2)为档案查阅人员提供信息检索、演示和打印等服务。
      (3)离线接收电子政务外网产生的电子档案数据。
      (4)进行网络、数据和用户的管理与维护。
    2、电子政务外网
    数字档案馆通过电子政务外网与各立档单位档案室相连,在线接收立档单位产生的电子档案数据并进行在线业务指导工作,可定性为非涉密网络,采用六类非屏蔽对绞线或光缆连接即可。
    电子政务外网主要用于以下工作:
    (1)在线采集立档单位产生的非涉密电子档案数据。
    (2)运行立档单位电子档案管理系统。
    (3)运行档案馆办公自动化系统。
    (4)向其它电子政务外网用户提供电子档案信息服务。
    (5)进行网络、数据和用户的管理维护。
       3、互联网
    该网为非涉密网络,采用六类非屏蔽对绞线或光缆连接即可。
    互联网主要用于以下工作:
    (1)向社会公众提供文字、语音、视频等开放档案利用查询服务。
    (2)向社会公众提供网上爱国主义教育展厅浏览服务和虚拟现实场景等特殊服务。
    (3)运行互联网网站。
    (4)进行网络、数据和用户的管理维护。
    三、数字档案馆系统软硬件设备采购应明确需求导向
    数字档案馆系统软件一般包括操作系统、数据库系统等方面,硬件设施主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备,在采购时应注意以下几点:
    1、做好调研工作
    在确定设备类型和数量之后,应首先进行市场调研工作,对拟采购设备情况进行初步了解。第二对拟采购设备进行评估,即要保证新设备性能与时俱进,也要考虑与旧设备的融合使用问题;第三要关注政府采购网站相关设备采购信息,对拟采购设备的出货数量和供应商的信誉度、资质、规模、售后服务能力等进行摸底;第四与其它同行沟通交流,听取他们在设备采购方面的经验和忠告。
    2、谨防采购误区
    采购设备首先要考虑的是性价比的问题,新上市的设备往往价格水份较大,眩酷的新技术难以应用于档案信息化日常工作,所以采购人员应练就“火眼金睛”的本领,冷静、理性的分析采购需求,排除干扰,避免选购华而不实的产品。其次要考虑采购设备的技术开放性,避免不同品牌设备间不能兼容使用的问题出现。
    3、避免出现重硬轻软现象
    购买服务器设备时需考虑操作系统软件和数据库系统软件的问题,购买网络设备时需考虑网络设备管理软件的问题,购买备份设备时需考虑备份数据还原软件的问题等等,只有将软硬件设备配合使用才能将信息化设备应用效果最大化。
    4、重视供货合同的签订,明确售后服务条款
    有些供货商会在签订的合同中标明“免费维修,上门服务”,但并没有明确具体操作方式,比如免费维修的范围、免费保修的范围和上门服务的形式等等,这些问题要尽量沟通一致后详细、明确的加入合同正式条款。另外,可在设备招标文件中加入延长免费售后服务期和7×24小时上门等服务条款,利用供货商的技术人员弥补档案部门技术人员的缺失。
    四、数字档案馆的建设步骤
    数字档案馆建设一般分项目规划与立项、项目招投标、项目实施、运行维护等几个步骤进行。
    1项目规划与立项。
    各地要根据当地社会信息化和档案事业发展需要,研究提出数字档案馆建设项目。成立由档案馆主要领导、信息化人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的项目筹备小组,对本地区信息化现状和国内外数字档案馆建设现状等,特别是各立档单位产生电子文件状况、党委政府各部门和公众对档案利用需求情况进行充分调研,研究提出项目可行性报告,向当地主管部门提出数字档案馆立项申请。在与相关主管部门充分沟通后,由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证。
    2、项目招投标。
    项目经立项批准后,应按照国家有关项目管理规定进行招标或邀标工作。充分征求档案馆各业务部门、相关专家的意见,对数字档案馆的功能需求进行细化,形成功能需求方案。功能需求方案应既符合档案管理的实际需要,又便于计算机编程人员理解,能够在系统开发中实现。
    3、项目实施。
    按照数字档案馆建设目标、总体内容和项目可行性研究报告立项批复的要求,制订详细的项目建设实施方案,明确项目建设的内容、进度和时间安排,有计划地推进系统开发与调试、软硬件集成、项目试运行与验收等项目实施工作。项目建设中应当加强项目监理,确保项目建设的进度和质量。
    4、运行维护。
    项目验收后,应适时调整、明确数字档案馆各功能模块的管理职责,加强应用培训,建立数字档案馆业务工作与技术工作相互衔接、相互配合,以业务管理工作为主线、以技术保障工作为支撑的管理机制。要重视人才培养,形成以档案馆人才自主管理为主体,社会外包服务保障为依托的运行与维护体系。
     
    (作者单位:宁夏回族自治区档案局)
     
     
     

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